1. Odpowiedzialność i organizacja systemu BHP
W dokumentacji powinno być możliwe ustalenie, kto wykonuje zadania służby BHP, kto kieruje pracownikami, jakie ma kompetencje i jak przekazywane są zalecenia. Trzeba również zachować dokumenty potwierdzające konsultacje z pracownikami, realizację kontroli, usuwanie nieprawidłowości i analizę zdarzeń. W praktyce dyrektor powinien dysponować jednym wykazem obowiązujących dokumentów wraz z datą ostatniego przeglądu i osobą odpowiedzialną za aktualizację.
- umowa lub dokument powierzenia zadań służby BHP
- zakresy obowiązków osób kierujących pracownikami
- rejestr zaleceń, działań naprawczych i dowodów ich zamknięcia
- okresowa analiza stanu BHP, jeżeli wynika z organizacji służby BHP
2. Ocena ryzyka i informowanie pracowników
Art. 226 Kodeksu pracy oraz § 39 ogólnych przepisów BHP wymagają oceny i udokumentowania ryzyka zawodowego. W przedszkolu odrębnego rozpoznania wymagają co najmniej nauczyciele, pomoce, kuchnia, sprzątanie, administracja i konserwacja. Dokument powinien opisywać zadania, osoby narażone, zagrożenia, istniejące zabezpieczenia, wynik oceny oraz plan dalszych działań. Sam podpis pracownika potwierdza przekazanie informacji, ale nie zastępuje rzetelnej treści ani instruktażu.
- opis stanowiska i czynności rutynowych oraz incydentalnych
- zagrożenia biologiczne, ergonomiczne, psychospołeczne, chemiczne i wypadkowe
- środki techniczne, organizacyjne, zbiorowe i indywidualne
- potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku i zasadach ochrony
3. Szkolenia BHP i badania profilaktyczne
Dokumentacja szkoleniowa powinna potwierdzać instruktaż ogólny, instruktaż stanowiskowy oraz szkolenia okresowe właściwe dla danej grupy stanowisk. Program nie może być przypadkową kopią: powinien odpowiadać zadaniom nauczyciela, opiekuna, kuchni czy personelu gospodarczego. Akta osobowe muszą również zawierać aktualne orzeczenia lekarskie, a skierowania na badania powinny opisywać warunki pracy i czynniki występujące na stanowisku.
- karty szkolenia wstępnego i zaświadczenia ze szkoleń okresowych
- szczegółowe programy szkolenia dopasowane do grup zawodowych
- skierowania na badania z rzetelnym opisem warunków pracy
- orzeczenia lekarskie oraz kontrola terminów ich ważności
4. Instrukcje, substancje i wyposażenie
§ 41 ogólnych przepisów BHP wymaga udostępnienia aktualnych instrukcji dotyczących procesów pracy, maszyn, materiałów niebezpiecznych i pierwszej pomocy. W placówce trzeba zweryfikować instrukcje urządzeń kuchennych, sprzętu technicznego, stosowania preparatów chemicznych oraz procedury awaryjne. Karty charakterystyki muszą dotyczyć produktów faktycznie używanych i pozostawać dostępne dla pracowników, a środki chemiczne powinny być przechowywane w oryginalnych, oznakowanych opakowaniach poza dostępem dzieci.
- instrukcje BHP przy urządzeniach i czynnościach stwarzających ryzyko
- aktualny wykaz stosowanych substancji i mieszanin
- karty charakterystyki w języku polskim
- ewidencja wydawania odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony — gdy są wymagane
5. Wypadki: dwa odrębne reżimy
Wypadek pracownika prowadzi się według Kodeksu pracy i przepisów powypadkowych, natomiast wypadek dziecka pozostającego pod opieką placówki według rozdziału 4 rozporządzenia BHP dla szkół i placówek. Nie wolno łączyć tych postępowań ani używać niewłaściwych formularzy. Dla pracowników prowadzi się m.in. protokół i rejestr wypadków; dla dzieci — dokumentację zespołu powypadkowego, protokół według właściwego wzoru i rejestr wypadków osób pozostających pod opieką placówki.
- niezwłoczne zawiadomienia i zabezpieczenie dowodów
- powołanie zespołu we właściwym składzie
- ustalenie przyczyn, nie tylko opis skutków
- wdrożenie i udokumentowanie wniosków profilaktycznych
6. Przegląd dokumentacji i kontrola zmian
Przepisy nie ustanawiają jednego corocznego terminu aktualizacji wszystkich dokumentów BHP. Przeglądu dokonuje się zawsze wtedy, gdy zmieniają się stanowiska, wyposażenie, substancje, pomieszczenia lub organizacja pracy, a także po wypadku, zdarzeniu potencjalnie wypadkowym albo zmianie przepisów. Dobrą praktyką zarządczą jest dodatkowy, zaplanowany przegląd zgodności całego systemu co najmniej raz w roku, zsynchronizowany z kontrolą warunków bezpieczeństwa placówki.
- porównanie wykazu stanowisk z ocenami ryzyka
- porównanie urządzeń i chemii z instrukcjami oraz kartami charakterystyki
- kontrola terminów szkoleń, badań i przeglądów
- sprawdzenie wykonania zaleceń z poprzednich kontroli i zdarzeń
